Janne Liukkonen, johtaja, HR-ketjuohjaus, työskentelee SOK:lla, palvelualueenaan koko S-ryhmä. Hän vastaa työssään yksiköstä, jossa tehdään ryhmätasoista henkilöstötyön kehittämistä, hankkeita ja strategian eteenpäin viemistä.
Nyt hän kertoo yhteistyöstään Klarigon, Suomen välittävimmän konsulttitalon, kanssa.
”Parasta työssäni on päästä työskentelemään ihmisten kanssa, jotka ovat osa-alueensa terävimpiä kyniä niin kansallisesti kuin kansainvälisestikin. Se on todella energisoivaa: tulee miettineeksi, miten ihmeessä he loihtivat tämän kaiken!
Olemme eräänlainen HR:n tuotekehityslaboratorio, jonka valikoimaan kuuluu lähes 200 prosessiyksikköä. Kouluttajat ja palvelukeskus ovat omia yksiköitään, mutta työskentelemme vahvassa symbioosissa.
Yhteistyömme Klarigon kanssa alkoi vuonna 2019 isolla HR-järjestelmäprojektilla (Workday), josta olin vetovastuussa sekä IT:n että HR:n puolelta. Minulla oli silloin loistava tilaisuus saada yksi näistä terävimmistä kynistä – Klarigon konsultti – oikeaksi ja vasemmaksi kädekseni projektiin mukaan. Hän oli avainasemassa siinä, että projekti saatiin tehtyä. Projektissa oli parhaimmillaan kolme työntekijää Klarigolta. He ottivat erittäin paljon vastuuta eri tehtävistä ja olivat työnjohdollisessa tiimissäni toteuttamassa projektia.
HR-järjestelmäprojektin tarkoituksena oli uusia useat olemassa olevat HR-järjestelmät ja korvata ne yhdellä, Workdaylla. Tämä oli tarkoitus tehdä kalenterivuoden aikana. Käytännössä se tarkoitti sitä, että otimme kaikki tuotteen osa-alueet teknisesti käyttöön samanaikaisesti. Kokonaisuudessaan projektin työmäärä oli 34 000 tuntia. Ja sen päälle tulivat vielä loppukäyttäjien koulutustunnit, joita ei laskettu työmäärään mukaan.
Tämä oli Pohjoismaiden suurin projekti, ja se tehtiin ennennäkemättömässä aikataulussa ja laajuudessa.
Olin projektissa tietohallinto-osastolla ja tekemässä tätä yhdessä HR:n kanssa. Oli hieno nähdä ihmisiä, jotka tulivat eri puolilta organisaatiota eivätkä tunteneet toisiaan entuudestaan. He liimautuivat yhteen ja tekivät työtä yhdessä. Monta kertaa jouduin toteamaan, että ’nauttikaa tästä nyt’ – näin isoa projektia ei välttämättä tule enää koskaan! Tämä oli Pohjoismaiden suurin projekti, ja se tehtiin ennennäkemättömässä aikataulussa ja laajuudessa. Aikataulu oli uniikki, toimintamallit kompleksisia johtuen yhtiörakenteestamme sekä muutosten laajuudesta. Halusimme rakentaa järjestelmän, joka tukee elinkaariajattelua. Kun työntekijä saapuu yritykseen, hän tekee tietyt asiat matkan varrella. Prosessien tehtävänä on tukea elinkaarta. Porukka hitsaantui tosi hienosti yhteen, ja näin jälkikäteen ajateltuna todistin upeita henkilökohtaisia uran kasvutarinoita.
Sujuva arki on kattava teemamme.
Yhteisenä tavoitteenamme on tukea asiakkaidemme sujuvaa arkea. Tämän projektin myötä päätavoitteenamme ei ole olla nokkelin tai ketterin – vaan sujuva arki on kattava teemamme, joskin sujuva arki toki kattaa myös ketterät toimintatavat.
Saimme myös Sujuva arki -projektiin tueksemme konsultin Klarigolta. Pohdimme yhdessä, mitä sujuva arki meillä tarkoittaa. Määrittelimme uudet toimintatavat heti HR-järjestelmäprojektin päättymisen jälkeen, kun asiat menivät tuotantoon. Kolme kuukautta myöhemmin aloitimme Sujuva arki -projektin, joka kesti hieman yli puoli vuotta. Käytännössä kävimme kaikki mallit uudestaan läpi ja auditoimme ne uuden tarpeen mukaan ottaen oppia alkukuukausien haasteista. Koska otimme uudet järjestelmät käyttöön nopealla aikataululla, ei kaikkia toimintatapoja ollut muutettu. Niiden optimointi alkoi tuotantoon menon jälkeen.
Teimme isoja päätöksiä. Mahdollistimme sen, että esihenkilöt voivat halutessaan tehdä HR-työtä, mutta myös sen, että HR-työ hoituu keskitetysti ryhmätasoisessa tai alueosuuskaupan omassa palvelukeskuksessa. Näiden lisäksi vaihtoehtona on myös hybridimalli, jossa esihenkilöt ja palvelukeskus tekevät HR-työtä yhdessä.
Laatutasomme nousi reippaasti päälle 99 %:n.
Meille tärkeintä on se, että järjestelmät toimivat: käytimme yhtenä mittarina palkkojen oikeellisuutta. Virheet palkoissa kertovat, että järjestelmän käytössä, prosesseissa tai datan laadussa on ongelmia. Sujuva arki -projektin myötä laatutasomme parani, ja nyt keskiarvo on päälle 99,6 %. Tavoittelemme korkeampaa laatutasoa, joten työtä on vielä tekemättä.
Kun ajattelen Klarigon antia, niin vaikka jokaisella työntekijällä oli eri vastuualueita, jokaista työvaihetta kattoi se, että he hoitivat sen aina loppuun asti – kaikki toiminta dokumentoitiin ja raportoitiin, mikä on todella tärkeää. Tunnemme näiden kahden projektin pohjalta Klarigon toimintatavat jo hyvin. Ne ovat arvossa arvaamattomassa. Jos itse on vastuussa asioista, haluaa kumppanikseen tahon, joka on fiksumpi, parempi ja motivoitunut tekemään asioita asiakkaan eteen eikä vain maksimoimaan laskutusta. Yhteistyöstämme on siis hyviä kokemuksia.
Itse muistan parhaiten sen, kun konsultti ääni väristen sanoo, että tämä ei onnistu. Siinä vaiheessa asiakkaan pitäisi kuunnella suurella hartaudella. Ja tällaisia tilanteita meillä oli. He tekivät asiakas edellä töitä, koska he menivät ihon alle ja sanoivat, että nyt tämä pitää miettiä uudelleen. Ja tässä Sujuva arki -projektissa he haastattelivat paljon, tekivät yhteenvetoja ja analysoivat, mutta he tekivät sen fasilitoiden. Se oli myös meille oppimisprosessi.
Konsultin tehtävä ei ole tarjota valmiita ratkaisuja, vaan auttaa oivaltamaan. Rakensimme aluksi osaamiskeskus 1.0-mallin, nyt rakenteilla on osaamiskeskus 2.0. Saimme lentävän lähdön, ja olemme pystyneet hyvin hyödyntämään saatuja oppeja. Jos kolme kuukautta tuotantoon menon jälkeen tehdään uusi malli, niin se on usein väliaikainen, mutta vanhasta mallista on luultavasti noin 90 % tallella tässä uudessa 2.0-versiossa.
Sujuvassa arjessa mitataan eri asioita: järjestelmien palvelutukeen tulee vuositasolla noin 4000 palvelupyyntöä kentältä, jos jokin menee vikaan. Ja silloin arvioidaan palvelun taso. Tällä hetkellä palvelun taso on muistaakseni 3,72 asteikolla 1–4, eli erittäin korkealla tasolla. Sujuvassa arjessa voimme keskittyä asiakaspalveluun aina, jos ongelmia tulee.
Huimia uranousuja!
Kun aloitimme sujuvasta arjesta puhumisen pari kuukautta käyttöönoton jälkeen ja tuli eteen tilanne, että meidän piti uusia organisaatiota, otimme erään uuden henkilön mukaan tiimiin. Tämä henkilö nähtiin hyvin potentiaalisena tekijänä. Myös Klarigon konsultin kanssa totesimme, että henkilöllä on kaikki tarvittavat ominaisuudet. Ja tämä henkilö – voi että, mitä työtä hän on tehnyt! Eräs toinen henkilö puolestaan kasvoi johtavaan rooliin reilussa vuodessa – se on kyllä kova veto. Huimia uranousuja! Jos pitäisi kymmenen parasta järjestelmätyöntekijää Suomesta nimetä, niin meillä on niitä pari.
Tulevaisuuden kehityskohteita ovat datan hyödyntäminen ja robotiikka.
Meillä on HR-johtajille suunnattu oma tiedolla johtamisen koulutusohjelma, jota asiantuntijamme pyörittävät. S-ryhmän eri alueosuuskaupoissa ja yhtiöissä on yhteensä 26 HR‑johtajaa ja tällä hetkellä pystymme auttamaan heitä saamaan enemmän irti datasta, jotta siitä saadaan informaatiota ja sitä pystytään hyödyntämään liiketoiminnassa. Jos ajattelemme, että data on kaikki kaikessa – kuin uusi sampo – miten pääsemme tilanteeseen, jossa pystymme ottamaan siitä kaiken olennaisen irti? Dataa kertyy paljon, koska viime vuonna järjestelmään tehtiin 1 600 000 kirjautumista.
Lisäksi aihe, josta halusin mainita, on RPA, eli robottinen prosessiautomaatio. Haluamme hyötyä automatisoinnista, ja mahdollistaa robotiikkaa. Robotti ei tarvitse taukoja, vaan se voi tehdä työsuoritteita periaatteessa koko ajan. Kyseessä ei ole keinoäly vaan robotit, jotka tekisivät tiettyjä rutiinitehtäviä. Järjestelmä generoi esimerkiksi tällä hetkellä kaikki työsopimukset. Seuraavana eteenpäin viedään työtodistusten automatiikkaa.
Pääsemme tekemään enemmän asiakaspalvelua henkilöltä henkilölle.
Tämä kaikki muokkaa toimintatapojamme vielä entisestään ja mahdollistaa sen, että asiakaspalvelun malli muuttuu. Pääsemme enemmän optimoimaan olemassa olevaa dataa. Pääsemme tekemään enemmän asiakaspalvelua henkilöltä henkilölle, kun robotit hoitavat lomakkeet ja Excelit. Malliesimerkki tästä ovat chatbotit, jotka kysyvät jotain, ja kun asiakas vastaa, asia siirtyy automaattisesti eteenpäin. Minullakin on kollega nimeltä Auli, hän on työsuhdebottimme.
Itselleni tuli tunne, että ei ole sellaista hanketta, josta tämä porukka ei selviäisi.
Projektit ovat vahvistaneet tiimihenkeämme ja olemme oppineet niistä paljon uutta. Pyrimme siihen, että yksilöt ja yksilöllisyys huomioidaan. Projektit vahvistivat tiettyä yhteenkuuluvuutta – kun näkee ihmisten pusertavan ja onnistuvan, niin itselleni tuli tunne, että ei ole sellaista hanketta, josta tämä porukka ei selviäisi. Kyllä se puserrus oli! Itseluottamus on nykyään ihan eri luokkaa.
Ei edes Messi voita yksin pallopeliä.
On inspiroivaa nähdä, kun muut pääsevät kukoistamaan. Tämä on niin tiimityötä kuin voi olla. Tosiasia on kyllä se, että jos joku tai jotkut ovat päätä pidempiä, niin tiimi kantaa pidemmälle. Meillä on henkilöitä, jotka tekevät huippusuorituksia, ja joita tuetaan ulkopuolisten konsulttien avulla. Puhutaan ääneen, että latu on auki huippusuoritukselle. Konsultit ovat tukeneet ja paikanneet mahdollisia puutteita ja haasteita. Se on ollut mielestäni se ydinjuttu. Henkilöt pääsevät hyödyntämään vahvuuksiaan, ja haasteissa heitä tuetaan.
Klarigossa on pakko olla jotain erityistä.
Aina kun palkkaa konsultin, palkkaa henkilön. Kun palkkaa henkilön, ei ole väliä, onko hän firmasta X, Y vai Z. Tässä tilanteessa kuitenkin oli useita samalla asenteella varustettuja konsultteja samasta firmasta, ja tulin miettineeksi, että tuossa yrityksessä on oltava jotain erityistä. Koen, että parasta Klarigossa on se, että työntekijät ovat oikeasti asiakaslähtöisiä. Monilla yrityksillä korostuu se, että konsultit vain haalivat töitä. Klarigolla kuitenkin korostui, että he halusivat meidän pärjäävän ja he myös mahdollistivat sen, että pärjäämme. Siitä tuli hieno fiilis – Klarigossa on pakko olla jotain erityistä!
Annan Klarigolle viisi tähteä ja sen kuuluisan papukaijamerkin.
Aitous Klarigolla tulee mielestäni yrityksen arvoista. Millaisia ihmisiä he rekrytoivat, miten he rekrytoivat ja kuinka hyvin työntekijöitä kohdellaan firmassa, jotta he kohtaavat asiakkaansa näin. Se on hienoa. Heidän asiakaspalvelunsa on tosi hienoa. Klarigon slogan on Suomen välittävin konsulttitalo. Tämä kyllä välittyy heidän tekemisestään. Annan Klarigolle viisi tähteä ja sen kuuluisan papukaijamerkin.”
